Wskazówki dla wolontariuszy Nejiro

Być może jesteś stałym bywalcem licznych konwentów, ale pamiętaj, że uczestnicy Nejiro niekoniecznie i wielu z nich nigdy nie było na żadnym konwencie. Mogą więc być zagubieni i nie znać konwentowych realiów. Weź to pod uwagę i bądź dla nich wyrozumiała(y). Pamiętaj, że twoją rolą jest sprawienie, by wszyscy uczestnicy dobrze, spokojnie i bezpiecznie się bawili, by nie zapanował chaos i dezinformacja.

Podstawowe zasady konwentowe:

  • wszyscy mówią sobie na ty. Jeżeli któryś z uczestników tego nie wie i się o to obrazi, wyjaśnij mu spokojnie, że taką przyjęliśmy konwencję i jest ona wyrazem jedności i równości w grupie osób, które łączą zainteresowania;
  • otaczamy specjalną opieką osoby z niepełnosprawnościami, osoby starsze, opiekunów z małymi dziećmi i kobiety w ciąży; wszystkie te osoby mają zapewnione pierwszeństwo przy akredytacji. Twoim zadaniem jest dopilnowanie, by oni również mogli komfortowo uczestniczyć w Nejiro;
  • troska o bezpieczeństwo i spokój na terenie konwentu obejmuje również walkę z dyskryminacją i molestowaniem. Jeśli zauważysz jakiekolwiek zachowania naruszające spokój, łamiące regulamin konwentu lub prawo, natychmiast skontaktuj się z dowódcą ochrony;
  • należy przywiązywać szczególną wagę do bycia miłym i uprzejmym – nawet dla tych uczestników, którzy są wyjątkowo nieuprzejmi.

Schemat zachowania w sytuacji kryzysowej:

  1. Poinformuj najbliższego ochroniarza. Ma on kontakt z dowódcą ochrony i medykami, dowódca zajmie się koordynowaniem ich działań.
  2. Sformułuj komunikat prosto i konkretnie: podaj rodzaj zdarzenia i miejsce.
  3. Zapewnij poszkodowanemu spokój i przestrzeń – odsuń ciekawskich, zrób przejście dla medyków.
  4. I przede wszystkim zachowaj spokój!

Jak w każdej sytuacji, także na konwencie mogą pojawić się problemy i nieprzewidywalne zdarzenia. Możesz mieć styczność z agresywnymi ludźmi, wypadkami i zamieszaniem. Nie panikuj, nie poddawaj się, myśl i działaj rozsądnie. Nie podejmuj dodatkowych działań, nikt nie oczekuje od ciebie zabawy w superbohatera. Na konwencie będą znajdować się osoby z odpowiednimi uprawnieniami i umiejętnościami – zostaw dalsze reagowanie im!

W sytuacji kryzysowej pamiętaj o dokładnym i precyzyjnym przekazywaniu informacji. Unikaj nieistotnych szczegółów, chaosu, dramatycznych przerw; zanim powiesz, ułóż sobie zdanie w myślach. Pamiętaj o podaniu wszystkich kluczowych informacji.

Istotne: TYLKO koordynatorzy (jest ich pięciu) mają prawo wyprosić kogoś z terenu konwentu.

***

Jednak większość konwentu to będzie dla ciebie – mamy nadzieję! – praca w mniej dramatycznych warunkach. Do podstawowych zadań obsługi należą:

  • rozstawienie i złożenie konwentu,
  • zarządzanie tłumem,
  • sprawdzanie opasek i identyfikatorów (na korytarzach; opis rodzajów znajdziesz poniżej),
  • dostarczanie wody prelegentom i zapewnianie im komfortowych warunków pracy,
  • reagowanie w bieżących kwestiach, w tym informowanie o problemach osób odpowiedzialnych za poszczególne działy organizacji,
  • dbanie o porządek i czystość na terenie konwentu – w tym punkcie zawiera się m.in. rozwieszanie plakatów sponsorów i partnerów w sposób, który nie uszkodzi ścian sal targowych i szkolnych. Pamiętaj, że ogólna czystość na konwencie zależy od każdego z nas! Jeśli zobaczysz kałużę rozlanego płynu, to nie uciekaj i nie módl się, żeby nikt cię nie przyłapał. Papierek może podnieść każdy, niezależnie czy to koordynator, czy członek jakiejkolwiek sekcji obsługi;
  • udzielanie pomocy uczestnikom,
  • udzielanie informacji: musisz mieć pojęcie o programie konwentu i orientować się w jego przestrzeni. Przed konwentem przestudiuj tabelę programową, przeczytaj notki o gościach, przyjrzyj się mapom i rozejrzyj się po terenie konwentu, by się na nim nie gubić i być w stanie wskazać drogę do poszczególnych sal i atrakcji. Miej zawsze przy sobie informator!
  • Uczestnik, który zadał ci pytanie, nie może usłyszeć odpowiedzi „nie wiem”. Twoim obowiązkiem jest udzielenie odpowiedzi, odnalezienie jej w informatorze lub zaprowadzenie uczestnika do punktu info i zaczekanie z nim, aż uzyska on odpowiedź na swoje pytanie.

Dyżur zaczyna się 5 minut przed właściwą godziną. Zgłoś się do swojego przełożonego przed i po zakończeniu dyżuru.

Kwestie szczegółowe:

Nie musisz znać szczegółów programu, ale przynajmniej jego zarys – musisz być w stanie udzielić informacji osobom, które zwrócą się do ciebie z pytaniem dotyczącym Nejirowych atrakcji.

1. Punkt Informacyjny

Głównym zadaniem wolontariusza tej sekcji jest zapewnienie wsparcia informacyjnego uczestnikom Nejiro.

Jeśli należysz do tej sekcji, do twoich obowiązków należy:

  • biegłe posługiwanie się informatorem,
  • znajomość obiektu imprezy- Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Administracji,
  • dogłębna znajomość wszelkich kwestii związanych z Nejiro,
  • wiedza na temat gości Nejiro,
  • udzielanie wszelkiej pomocy.

Pomagaj również poza godzinami swoich dyżurów. Gdy ktoś zada ci pytanie, odpowiedz albo odeślij pytającą osobę do Punktu Informacyjnego.

2. Kontakt z mediami

W twoim przypadku będzie on ograniczony. Ktoś może się zwrócić do ciebie z pytaniem o organizację konwentu, wrażenia czy prywatne opinie. Nie daj się ponieść emocjom, odpowiadaj spokojnie i rzeczowo, ale jeśli dziennikarz nalega na dłuższy wywiad – przekieruj go do organizatora ds. PR

Podstawowa zasada rozmawiania z mediami: nie mów niczego, czego nie chciał(a)byś, by usłyszał twój dziadek. Nawet jeśli masz w zanadrzu barwną opowieść o podrywach i seksie w schowku na miotły – zachowaj ją dla znajomych! Zdarza się, że media czyhają na sensacyjne informacje o orgiach i satanistach, ale twoją rolą jest dbanie o dobre imię imprezy i jej uczestników.

3. Bezpieczeństwo

Konwent ma być przede wszystkim miejscem bezpiecznym. Zwracaj uwagę na osoby, które bezpieczeństwo zakłócają i utrudniają innym uczestnikom dobrą zabawę. W razie problemów lub jakichkolwiek wątpliwości skontaktuj się z ochroną i organizatorami – oni podejmą decyzję o sposobie zareagowania.

Na terenie konwentu obowiązuje również zasada sygnalizowania problemów podniesieniem obu rąk w górę. Jeśli zobaczysz, że ktoś wykonuje taki gest, natychmiast zareaguj – dowiedz się, jaka jest natura problemu i poinformuj odpowiednie osoby (dowódcę ochrony lub organizatorów). Jeśli zaobserwujesz użycie gestu dla żartu i wprowadzenia chaosu, poinformuj dowódcę ochrony.

4. Spożywanie alkoholu i palenie papierosów

Na terenie Nejiro obowiązuje zakaz spożywania alkoholu. Reaguj zgodnie ze szkodliwością czynu, to znaczy:

  • mocniejsze alkohole skonfiskuj, zanieś do Red Roomu lub wylej do toalety;
  • jeśli spotkasz pijaną osobę, w szczególności jeśli będzie agresywna – wezwij ochronę CHYBA ŻE to gość festiwalowy (więc warto przestudiować listę gości!) – takiego odprowadź do Red-roomu. Więcej informacji zostanie udzielonych na zebraniu twojej sekcji.

Zero tolerancji dla pijanych!

A czy ty możesz spożywać alkohol podczas Nejiro? Podczas przerwy możesz robić, co chcesz, tak długo, jak nie wpływa to na opinię na temat obsługi i całego konwentu. To, że nie jesteś na dyżurze, nie znaczy, że nie możesz zostać rozpoznana/y. Za zachowanie, które nie przystoi reprezentantom obsługi i organizatorów grozi wydalenie z szeregów i brak zwrotu kaucji. Obowiązuje absolutny zakaz spożywania alkoholu w koszulce konwentowej.

Na terenie konwentu obowiązuje również CAŁKOWITY ZAKAZ PALENIA, również papierosów elektronicznych. Tępimy bez litości, bo palenie = włączenie alarmu = koniec imprezy.

5. Uczestnicy

Na terenie Nejiro mogą przebywać wyłącznie osoby zaakredytowane, które zawsze mają mieć na ręce opaskę, a przy sobie identyfikator.

KONIECZNIE przed konwentem przestudiuj mapę i program – by nie gubić się na terenie konwentu i wiedzieć, gdzie co będzie się odbywać. Przydatna może też być wiedza, jak z terenu imprezy dojechać do centrum miasta, na dworzec, gdzie znajduje się najbliższy bankomat i apteka.